Weblab!

10 Savjeta za bolju produktivnost

Datum objave 16. rujna 2020.

1. Ne budite perfekcionisti

Svatko od nas želi raditi stvari na najbolji mogući način, ali težnja za perfekcijom ponekad zna imati negativan utjecaj na produktivnost. Na primjer da kasnimo s rokovima ili uzrokuje frustriranost ljudi oko nas ako smo previše usredotočeni na perfekcionizam. Smatram da je rješenje ove situacije u odvajanju procesa od rezultata. Proces je način na koji radimo stvari i alati koje koristimo za postizanje određenog rezultata.

Ne mora sve biti perfektno

Primjerice, zamislite Svjetsko prvenstvo u nogometu. Ekipa koja je osvojila prvo mjesto je u svom procesu imala sigurno dosta stvari koje nisu bile savršene. Mogli su dobiti gol, žuti ili crveni karton, promašiti kazneni udarac pa čak i izgubiti utakmicu u grupnoj fazi. Ali to ne znači da se ne može osvojiti titula bez obzira na to što nije sve savršeno odrađeno. Zbog toga smatram da se treba usredotočiti na rezultat, a što se tiče procesa treba težiti da budemo što bolji. Ako se ikada nađete u vrtlogu pokušaja i trudite se da nešto ispadne savršeno, zapitajte se da li ste usredotočeni na proces ili rezultat. Ako ste usredotočeni na proces pokušajte postići napredak umjesto savršenstva.

2. Pomirite se s vremenom

Svatko je sposoban postići sve što mu padne na pamet, samo ne sve istovremeno. Ponekad si odredimo previše stvari za napraviti, iz toga ispada da radimo manje upravo zbog toga što smo si zadali previše. S vremenom se treba pomiriti i naučiti se nositi s njime. U danu postoje samo 24 sata. U satu je samo 60 minuta. A Vi ste samo jedna osoba. To je sve, zar nije očito. Zašto ovo govorim, zato što je potrebno podsjetiti na činjenicu da je nemoguće u 60 minuta odraditi nešto za što je predviđeno 80 minuta ili da strpamo 26 sati obaveza u dan koji ima 24 sata.

Ne vodite bitku s vremenom

Ovo je bitka koja se uvijek gubi, vrijeme uvijek pobjeđuje. Pomiriti se s vremenom znači prihvatiti da ne možemo ostvariti sve što želimo, unutar vlastitih rokova. Umjesto da se ratuje protiv vremena, treba ga prihvatiti. Probajte provesti 23 sata u danu koji ima 24 sata. Kada to učinite, morat ćete donositi odluke o tome što je zaista važno u Vašem životu. Nekim stvarima ćete morati reći „ne“. Ako ne možete reći „ne“, barem recite „ne sada“, već kasnije. Kad se pomirite s vremenom doživjet ćete ugodno iznenađenje, a to je da možete više postići pokušavajući učiniti manje. Zašto? Budući da ćete se moći usredotočiti na jednu stvar, taj će fokus poboljšati Vašu produktivnost. Pomirite se s vremenom i vrijeme će Vam postati saveznik.

3. Razmišljajte suprotno od većine

Zamislite na trenutak da kupujete u marketu. Pred sobom vidite nekoliko redova za naplatu, u prva tri reda za naplatu je gužva dok su zadnja dva u redu. U koji red ulazite? Vrijednost korištenja najkraćeg reda za naplatu u marketu je očita, zar ne? Zašto se ipak toliko ljudi, kada je vrijeme u pitanju, stavljaju u najduži red, da se tako izrazim. Ovdje je cilj probati predvidjeti kada će većina ljudi nešto napraviti, i zatim pokušati napraviti istu stvar samo u drugo vrijeme. Usvajanjem ovakvog jednostavnog razmišljanja može se uštedjeti nevjerojatna količina vremena. Razmislite o nekim ponavljajućim aktivnostima, bilo da ste na poslu ili u osobnom životu. Zapitajte se, kad to svi drugi rade?

Obavljajte stvari u manje zauzeto vrijeme

Evo osobnog primjera, u market sam znao ići subotom oko cca 10 sati, vrijeme kada su najveće gužve za kupovinu. Dosta vremena sam gubio na pronalaženje proizvoda, a još više u redu za naplatu. Zbog toga sam odlučio promijeniti vrijeme odlaska u kupovinu, sada idem ranije. Ništa se nije promijenilo u mojoj kupovini, samo jedna komponenta a to je vrijeme odlaska. Ako malo bolje pratite primijetit ćete vremena u kojima svi ostali rade istu stvar. Zbog toga treba nastojati te stvari raditi u neko manje zauzeto vrijeme. Ako ovo ugradite u svoje navike na različitim područjima, uštedjet ćete sate vremena iz godine u godinu.

Slika prikazuje sat, tipkovnicu, bilježnicu i kavu
Savjeti za bolju produktivnost

4. Budite fleksibilniji

Učenje fleksibilnosti jedna je od osnovnih stvari koja nam pomaže da budemo produktivniji na radnom mjestu. Svaki novi dan je ispunjen neočekivanim situacijama i promjenama, pa evo nekoliko koraka kako da se spremite kada se nešto od toga dogodi. Fleksibilnost različitim ljudima može značiti različite stvari. Zato je potrebno odrediti što bi to za nas bila fleksibilnost. Možda fleksibilnost da se mogu mijenjati rokovi, ili fleksibilnost u tome da u svakom trenutku budete u mogućnosti za razgovor. Nadalje, ostavite jedan dio slobodan u svome rasporedu. Velika je mogućnost da će Vas netko prekidati. Ako je raspored zatrpan, to je kao da hodamo po užetu bez prostora za fleksibilnost. Kad se dogodi neočekivano, a uvijek se dogodi, osjećat ćete se shrvano.

Planirajte slobodan prostor

S druge strane, unaprijed planirani slobodni prostor može Vam pomoći da se pripremite za nešto neočekivano. Ako su prekidi dio Vašeg posla, bilo bi dobro da u raspored ubacite još više slobodnog vremena. Nadalje, očekujete da ćete biti prekinuti. Čudno zvuči? Sreća je često stvar očekivanja koja su ispunjena ili neispunjena, pa ako nikad ne očekujete da će doći do prekida, često ćete biti razočarani. Umjesto toga, stvorite mentalnu rezervu za neočekivana ili frustrirajuća iskustva. Ako počnete postavljati razumna očekivanja rijetko ćete biti razočarani, a uvijek ćete biti fleksibilni.

5. Napravite popis ideja

Ponekad se pojave ideje koje bi mogle biti dragocjene, ali trenutno ne možete učiniti nešto s njima. Zato je dobro sve te ideje bilježiti i napraviti popis prilika i radnji koje biste jednog dana mogli napraviti, ali još uvijek Vam nisu prioritet. Da biste dobili najviše od ovog popisa, potrebno je odrediti jedan i samo jedan popis ideja. Možete ga pohraniti u digitalnom obliku ili napisanog u bilježnici. Zatim je potrebno odrediti raspored za pregledavanje popisa ideja, primjerice jednom u tri mjeseca možemo izdvojiti 30 minuta. Kada budete pregledavali popis u zakazano vrijeme potrebno je odgovoriti na tri pitanja.

Odgovorite na ova tri pitanja

Jedan, jesmo li ovo dovršili? Ako jeste, samo ga uklonite s popisa. Dva, jeste li spremni poduzeti nešto vezano za ideju? Ako nema motivacije ili vremena, nema smisla forsirati stvari. Samo ga ostavite na popisu i prijeđite na drugu stavku. Treće, spada li ova ideja u Vaše najvažnije aktivnosti. Ako Vaša ideja ne spada u ovu kategoriju vjerojatno biste ju trebali ostaviti na popisu. Ako je Vaš odgovor na drugo i treće pitanje potvrdan, premjestite ju s popisa ideja na mjesto gdje ćete odrediti vrijeme za rad na njoj. Završni savjet, reći „ne“ uvijek je mogućnost. Često je to najbolja opcija. Najčešće je najpametnije ideje ostaviti na popisu. Nemojte se zamarati ako su ideje dugo vremena na popisu. To je znak da se usredotočeni na ono što je najvažnije u Vašoj karijeri. Cilj je napraviti popis ideja, zapisujemo sjajne ideje kako ih ne bi zaboravili, ali na njih djelujemo tek kad uistinu postanu prioritet.

6. Naučite se nositi s prekidanjem

Fokusiranost je ključna kako bi ostali usredotočeni na zadatak. Što više smanjite prekide, to ćete više biti produktivni. Ali što ako ste Vi ti koji Vas prekidaju? Što ako se ne radi samo o telefonskim pozivima koji Vas prekidaju ili kada Vam netko pokuca na vrata, već ste usred važnog posla i u glavi Vam se pojavi ideja, nešto potpuno nevezano za posao koji obavljate? Netko se boji da će izgubiti tu misao pa odmah počinje djelovati na dovršenje iste, odmičući se od posla koji trenutno radi. Ovakvi prekidi Vas često koštaju dosta izgubljenog vremena. Morat ćete se zaustaviti, mentalno se prebaciti na izvršavanje nove ideje, a zatim se opet mentalno vratiti na posao koji ste prethodno radili.

Slika prikazuje računalo i čaj
Budite produktivni i imajte više vremena

Kako se nositi s prekidanjem

Evo kako da se pripremite za ovakve situacije. Napravite si mjesto za hvatanje ideja koje Vas prekidaju, to može biti obična bilježnica ili digitalni zapis na računalu. Zatim svaku neriješenu ideju ili zadatak koji Vam padne na pamet dodajte na mjesto koje ste si prethodno rezervirali. Primjerice, ako ste u sred nekog velikog posla i padne Vam na pamet da morate prijatelju kupiti poklon za rođendan. Umjesto da se zaustavljate u sred Vašeg posla, jednostavno si napravite bilješku na mjestu koje je predviđeno za prekidajuće ideje. Kako znati da ću poduzeti sve što je zapisano u bilješkama? Potrebno je zakazati vrijeme pregledavanja Vaših bilješki, to može biti na dnevnoj bazi ili jednom tjedno, ovo bi svaka osoba trebala prilagoditi kako joj najbolje odgovara. Primjerice, odredili ste vrijeme pregledavanja u petak poslijepodne, tada ćete vidjeti da trebate kupiti prijatelju poklon za rođendan, zatim ćete u to vrijeme izvršiti ideju koja Vam je pala na pamet za vrijeme kada ste bili u poslu. Tako će ideje koje Vam iskrsnu u glavi imati minimalan poremećaj na Vašu produktivnost, ali opet ćete biti sigurni da nećete izgubiti super ideju ili zaboraviti obaviti neki važan zadatak.

7. Ponavljanje i ušteda vremena

Riječ ponavljanje, što Vam prvo padne na pamet? Za mnoge će to biti osjećaj dosade. Međutim, ponavljanje je snažno načelo produktivnosti. Svima nam je jasno da svi izvrsni izvođači i sportaši ponavljaju stvari koje izvode. Treniraju iznova i iznova dok ne dođu do razine automatizma. To je kao vožnja automobila, već ste toliko ponavljali tu radnju da Vam je postala automatska. Da bi dostigli razinu izvrsnosti i za neke druge radnje, potrebna su ponavljanja. Razmislite na trenutak o nekoj vještini koju želite savladati do te mjere da bude automatska? Dobiva li ta vještina dovoljno ponavljanja? Ako ne, pogledajte svoj raspored i zakažite neko vrijeme za vježbanje ponavljanja. Ovo će biti vrijeme koje je rezervirano samo za ponavljanja dok ta vještina ne postane čarobna i automatska. Ponavljanje možda nije baš ugodno iskustvo, ali sigurno je Vaš prijatelj kada je riječ o produktivnosti.

8. Napravite popis stvari koje ne treba raditi

Sigurno ste čuli za popis stvari za napraviti. Isto tako, koliko je važan popis stvari koje trebate napraviti, toliko je važan i popis stvari koje ne trebate raditi. Ovo je popis stvari za koji znate da će Vam stvoriti probleme u smislu produktivnosti. Neki od najproduktivnijih ljudi naučili su reći „ne“ puno češće nego što kažu „da“, ovo je jedno od načela za postizanje bolje produktivnosti. Cilj Vam je izbjeći stvari koje oduzimaju vrijeme a nemaju nikakvu povratnu vrijednost.

Prijedlozi za listu stvari koje ne treba raditi

Evo nekoliko prijedloga za Vašu listu stvari koje ne trebate raditi. Ne pokušavajte raditi više zadataka odjednom, stvari će trajati duže, napravit ćete više pogrešaka i povećati razinu stresa. Ne pristajte na susret s ljudima ako već unaprijed znate da taj sastanak nema jasno definiran cilj, ovo štiti Vaše i njihovo vrijeme. Nemojte stalno provjeravati Vašu e-poštu, zakažite si neko vrijeme za pregledavanje. Nemojte raditi stvari umjesto drugih ako ih umjesto toga možete naučiti da te zadatke obavljaju sami. Kada ljude učite da sami rade određene zadatke pomažete u njihovom razvoju, koje će u konačnici imati učinak na Vašu produktivnost jer nećete morati obavljati te zadatke. Ovo su neke ideje koje Vam mogu biti polazna točka. Preporučujem da nakon što pročitate ovaj članak odvojite nekoliko minuta i napravite svoj popis svari koje ne treba raditi kako bi zaštitili svoje vrijeme i povećali produktivnost.

9. Moć kada ne radite ništa

Što biste rekli kada bi Vas zamolio na ne radite ništa? Apsolutno ništa. Ne čitajte knjigu, ne tipkajte po telefonu, samo sjedite na jednom mjestu. Koliko dugo biste to mogli raditi? Za većinu ljudi se ta ideja čini zastrašujuća. Razlog je u tome što živimo u svijetu koji je navikao na stalni pokret, a naš mozak i tijelo uvjetovani su time da stalno budu u pokretu. Ipak, od velike je koristi da ponekad ne radimo ništa, čak i ako povremeno dosadi može biti od koristi. Kad ne radite ništa stvara se prostor za Vašu kreativnost, daje Vam prostor za osobno razmišljanje i može imati sporedan učinak na smanjenje stresa u životu.

Rezervirajte prostor za ništa

Da bi ste se ugodnije osjećali kada ne radite ništa potrebno je osloboditi prostor u danu kada to možete raditi. Ovime se smanjuje mogućnost za obavljanje više zadataka odjednom, daje Vam prostor za disanje i malo prostora za ne raditi ništa. Možete samo sjesti, opustiti se i razmišljati o Vašem danu. Nadalje, kada Vam se ukaže prilika da ne radite ništa, učinite to. Zaustavite se i jednostavno ne radite ništa. Na primjer, često kada uđem u autobus, prvo što vidim je da svi izvade telefon. Probajte izbjeći to iskušenje i isprobajte vježbanje ništavila. Ako odvojite barem pet minuta za ništa, to će imati veliki utjecaj na Vas. Naučit ćete stvari o sebi, o Vašoj karijeri, stvarima koje prije niste ni primjećivali. Zašto? Svi su stalno naviknuti na pokret. Neke od najboljih poslovnih ideja su nastale kao rezultat kada se ne radi ništa. Naviknite svoj um na moć da ne radite ništa.

10. Dodajte značenje svom radnom danu

Ponekad se možemo osjećati poput hrčka na kotačiću. Trudite se, ali zapravo nikamo ne idete. Još je gore ako radite nešto ali imate osjećaj da idete u smjeru suprotnom od onoga koji želite. Ovo je duboko pitanje o kojem bi mogli razgovarati satima. Ipak se na kraju sve svodi na jednu riječ, zašto? Potrebno je odgovoriti na tri ključna pitanja. Koji je sljedeći korak? Kada će se taj korak izvesti? Koji je cilj? Vrlo je jednostavno i učinkovito u većini slučajeva. Ne preporučujem da ova pitanja postavljate sa svakim zadatkom ili na svakoj e-pošti koja Vam stigne, ali možda jednom dnevno s jednim zadatkom možete postaviti pitanje zašto je to važno?

Kako znati da li je nešto zaista važno

Kako pronaći odgovor na ovo pitanje? U većini slučajeva se svodi na ove tri stvari. Prva, može podržavati Vaše osobne vrijednosti ili viziju života. Druga, može podržavati vrijednosti ili viziju Vaše poslovne organizacije. Treća, mogao bi biti nužan zadatak koji pomaže onima koje volite. Ovo ne mora biti složeno. Primjerice, nešto povezano s poslovanjem. Zašto? Zato što pomaže našoj tvrtki da napreduje. Ako utvrdite da često radite stvari koje nemaju jasan odgovor na ovo pitanje zašto, to je dobra prilika da ponovno napravite procjenu posla koji radite ili načina na koji ga radite. Možda samo nekoliko malih promjena može radnom danu dati veću vrijednost. Povremeno razmišljanje o razlozima zašto nešto radimo, možemo unaprijediti radni dan da bude produktivniji i smisleniji.

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa *

Unaprijedite poslovanje!

Bez limita i ograničenja u promociji poslovanja. Predstavite svoje poslovanje na način koji zaslužujete.
+385 (95) 5123 606info@weblab.hr
Pon-Pet: 08:00 - 16:00 
Slika prikazuje Weblab logo, epruveta s plavom tekućinom i mjehurićima
Copyright © 2020 | Weblab
cogcalendar-fulllaptopselect linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram