Weblab!

Organizacija kućnog ureda za bolju produktivnost

Datum objave 13. listopada 2020.

Rad na daljinu pruža Vam nevjerojatnu slobodu, ali način na koji organizirate svoj kućni ured čini razliku. Da biste maksimalno povećali produktivnost, trebali bi biti u mogućnosti lako prelaziti iz kućnog života u radni život i natrag. U ovom članku možete pronaći inspiraciju da postignete više od svog posla na daljinu, od postavljanja Vašeg fizičkog prostora do upravljanja digitalnim životom. Naučite iskoristiti svoj osobni stil produktivnosti kako biste stvorili namjenski radni prostor, prilagoditi bilo koju sobu bez obzira na veličinu, odabrali odgovarajuću opremu i tehnologiju, bolje se prezentirati tijekom video sastanaka, organizirali svoje dokumente i datoteke te postavili granice s onima kojima dijelite prostor. Osim toga, naučite planirati unaprijed svoj radni prostor da budete spremni kamo god Vas posao odveo.

1. Odredite svoj idealan stil produktivnosti

Koji je Vaš stil produktivnosti? Prije nego što dodirnete neki uredski materijal, vratimo se korak unatrag. Da bi se osmislio sjajan radni prostor koji će raditi za Vas, potrebno je utvrditi kako najbolje radite. Tek nakon toga se možemo baviti ljepljivim bilješkama i uredskim namještajem. Evo kako da lakše shvatite svoj stil produktivnosti. Razmislite kad ste u stanju da možete riješiti bilo koji zadatak koji vam se nađe na putu. Možda biste trebali na trenutak prestati čitati ovaj članak kako biste mogli razmislili. Jednom kad to shvatite, odgovorite na ova pitanja.

Prvo, u koje doba dana se osjećate najproduktivnije? Ne mogu Vam reći da postanete jutarnja osoba ako to niste. Osobno cijeli svoj raspored dizajniram oko jutra kad se osjećam najučinkovitijim.

Drugo, što se nalazi oko Vas? Razmislite o osvjetljenju, koliko je ljudi u sobi, jeste li okrenuti prema prozoru? Sve je to važno.

Treće, što čujete? Jeste li tip koji treba biti u potpunoj tišini da bi obavio posao? Ili radite bolje kad ima neke glazbe ili čak televizije? Zabilježite to.

Sva su ova pitanja važna kako bi Vas potaknula na razmišljanje o Vašoj idealnoj radnoj situaciji. Dakle, skupite sve te odgovore i odgovorite na pitanje  o Vašem stilu produktivnosti. Pa, moji odgovori pokazuju da sam jutarnja i donekle popodnevna osoba, najbolje radim sam s puno svjetla i malo pozadinske glazbe. Ali sigurno postoje ljudi koji su jutarnje osobe i imaju stil različit od moga. Primjerice, vole raditi u okruženju drugih ljudi, slušaju glasniju glazbu dok rade i slično. Ali što je s Vama? Ne bježite od onoga što najbolje djeluje. Ne pokušavajte biti poput nekoga drugog. Ovo je Vaš stil. Ne gubite vrijeme mijenjajući se, prilagodite stvari sebi i krenite s poslom. Imajući to na umu, možemo zajedno dizajnirati Vaš personalizirani ured za rad na daljinu.

2. Stvaranje svrhe prostora

Dok dizajnirate idealan radni prostor, razmislite o tome za što Vam treba prostor. Napišite sve zadatke koje radite tijekom dana. To mogu biti stvari poput pisanja e-maila, ili ako imate video sastanke, zapišite i to, jer ćete u tom slučaju morati razmisliti o svojoj rasvjeti i pozadini. Želite biti profesionalni, čak i kad radite od kuće. Možda provodite vrijeme istražujući potencijalne klijente ili slušajući edukacije. Gdje ćete spremiti slušalice za redovnu upotrebu u kućnom uredu? Možda dizajnirate web stranice ili pišete blogove. I dalje i dalje i dalje. Sami znate što radite tijekom dana. Zapišite sve. Sada uzmite taj popis i stvarno razmislite o tome.

Gdje ste najviše nadahnuti za posao?

Shvaćam da možda nećete uvijek puno reći o prostoru koji koristite ako nemate zaseban kućni ured. Osobno radim za radnim stolom u svojoj sobi. Sad natrag na Vas. Odredite gdje će biti prostor za rad unutar vaših prostorija i sjetite se svog stila produktivnosti o kojem smo govorili u prošlom poglavlju. Što će Vas najviše motivirati za rad? Ako volite gledati prirodu ili vam je potrebna sunčeva svjetlost da biste se osjećali najproduktivnije, ugradite to u svoj radni prostor. Ako to nije moguće, zašto ne biste uzeli cvijeće i stavili ga u svoje radno okruženje? Ovdje idemo prema najboljem scenariju. I možda neće uvijek biti savršeno. Razmišljanje o tome što želite da prostor čini za Vas i kako se želite osjećati u njemu, uvelike utječe na vašu produktivnost. Vaš prostor trebao bi biti što ljepši i funkcionalniji. To će Vas uvijek držati motiviranima i učinkovitima.

Slika prikazuje kućni ured u dnevnoj sobi
Kucni ured u dnevnoj sobi

3. Odabir stvari koje Vas okružuju

Postoje dva načina za korištenje lokacije Vašeg kućnog ureda za maksimalnu produktivnost. Prvo, zapravo odabir najboljeg mjesta i drugo, prilagođavanje tog mjesta. Pronađite mjesto prije nego što počnete kupovati okvire za slike i biljke. Postoji metoda za odabir idealnog mjesta. Odaberite svoje radno mjesto na temelju zadataka s najvećim prioritetom. Na primjer, obavljam puno video poziva za svoj posao korisničke podrške. Treba mi dobro osvjetljenje. To je super važno. Dakle, iako bi drugačije područje mog stana bilo bolje za postavljanje mog radnog stola, moram koristiti mjesto s najboljom rasvjetom. Stoga napravite popis svih lokacija koje će raditi za Vaše najvažnije zadatke. Ako imate više lokacija, to je još bolje.

Utvrdite koje je mjesto najbolje

Za one s manje mogućnosti možda imate samo jedno mjesto koje odgovara Vašim zadacima s najvećim prioritetom i to je u redu. Evo nekoliko napomena ako koristite rezervnu spavaću sobu za svoj ured. Mogli biste jednog dana dobiti gosta koji će koristiti Vaš uredski prostor za svoju spavaću sobu. Dakle, trebate rezervnu varijantu. Vaša postavka trebala bi biti što pokretnija. Trebali bi se moći prilično lako premještati s mjesta na mjesto. Zbog toga je preporuka da se što bolje organizirate. Primjerice, držite stvari u košarici ili vrećici kako biste brzo postavili radni prostor. Kad birate prostor, postavite si ova pitanja. Što podrazumijeva glavnina mog rada? Koja postavka će me učiniti najuspješnijim u obavljanju tog posla? Što trebam za nadahnuće? Kolika je razina buke? Postoje li smetnje u blizini? Je li prostor ugodan? Napravite popis svih stvari koje su vam potrebne kako bi Vam bilo najudobnije u novom radnom prostoru. Možda će Vam trebati malo pokušaja i pogrešaka da biste pronašli savršeno mjesto, ali vrijedi se dodatno potruditi kako bi ostvarili željenu produktivnost.

4. Odabir opreme

Sad kad ste utvrdili što vaš radni prostor treba učiniti za Vas, recimo nešto o opremi. To se može mijenjati ovisno o Vašem poslu, ali većim dijelom ovdje je popis osnovnih stvari za Vaš udaljeni ured. Pouzdano računalo. U redu, znam da ovo zvuči očito, ali nemojte preskočiti ovaj korak. Procijenite svoje računalo i provjerite radi li točno ono što Vam treba. Dobra Wi-Fi veza, primjerice kad ste u video pozivu, zbog toga probajte pozicionirati prijemnik na smislenu lokaciju. Uz to, pobrinite se da Vaš radni prostor ima dobru rasvjetu, udobnu stolicu, a ako vam zatreba i pisač i skener. Ako nemate mjesta za skener, tu će vam pomoći aplikacije. ScanPro je aplikacija koja služi kao mobilni skener. Sada, razgovarajmo o Vašem stolu. Ako ga odlučite imati, biste li trebali sjesti ili stajati? Pa, ovo bi Vam moglo promijeniti mišljenje. Istraživanje otkriva da korištenje stojećeg stola tijekom tri sata sagorijeva dodatne 24 kalorije.

Razmislite i o mjestu na koje ćete odlagati svoje papire.

Da, naš je svijet postao uglavnom digitalni, ali još uvijek ima mjesta za papir, zbog toga trebate pronaći mjesto za njega. Možete uljepšati svoj radni prostor biljkom ili okvirom za sliku, ali nemojte pretjerivati. Ne stvarajte nered jer Vas to zapravo može učiniti manje produktivnim. Istraživanje Sveučilišta u Kaliforniji u Los Angelesu otkrilo je da su žene koje su bile u neredu imale višu razinu hormona stresa, kortizola. Zato nabavite samo opremu koja Vam treba da biste doista odradili posao, ali ne morate nabaviti sve odjednom i predlažem da to zapravo ne radite. Budite neko vrijeme u prostoru i pogledajte što vam zaista treba prije nego što nešto dodatno nabavite. Dakle, dok prolazite kroz radni dan, bilježite stvari koje Vam trebaju da biste bili najproduktivniji u uredu za rad na daljinu, a zatim procijenite što imate i što trebate nabaviti.

5. Pripremite se za video pozive

Jeste li znali da se nakon dva tjedna netko neće sjetiti je li Vas osobno upoznao ili vidio u videu. Istina je, zanimljivo zar ne? Kladim se da danas obavljate puno više video poziva, zar ne? U nastavku ću Vam dati nekoliko savjeta kako biste na videu izgledali i zvučali sjajno.

Prvo, provjerite osvjetljenje. Izvor svjetlosti trebali biste imati ispred sebe, a ne iza sebe. Kad god je to moguće, trebalo bi se koristiti prirodno svjetlo.

Drugo, tretirajte kameru kao osobu. Znam da je u početku malo neugodno, ali naviknuti ćete se na to. Uspostavite kontakt očima s tom kamerom i prestanite gledati sebe u monitor ili drugu osobu jer pogodite što? S druge strane tog video poziva nalazi se stvarna osoba koja se pokušava povezati s Vama. Razmislite kako za njih izgleda snimak.

Treće, pravilno postavite svoju kameru. Nema ništa gore od snimke u kojoj nekome pregledavate nos, jesam li u pravu? Pazite da Vaša kamera bude u razini očiju. Primjerice, ako snimate putem kamere s prijenosnog računala, možete koristiti knjige kako bi kameru pozicionirali na razinu očiju.

Četvrto, provjerite svoj zvuk. Kako zvučite, ključno je prilikom povezivanja s nekim. Ako ste ljubitelj podkasta, znate na što mislim. Ljudi koji rade na daljinu često zvuče čudno ili ih je teško razumjeti. Uvijek se odlučite za upotrebu mikrofona kad god možete. Ne mora biti nešto skupocjeno, ali upotrijebite nešto što će bolje projicirati Vaš glas.

Vaše okruženje

Svi smo čuli priče kako je netko vidio nešto što u video pozivu ne bi smio. Ne dopustite da Vam se to dogodi. Umjesto toga, razmislite unaprijed i počistite malo. Želite da fokus bude na Vama, a ne na neredu iza Vas. Dakle, postavite svoj snimak tako da snima samo ono što želite da i drugi vide. Obavezno recite članovima obitelji ili bilo kome tko radi u Vašem uredu da će Vam trebati malo privatnosti tijekom video poziva. Da se ne bi dogodila situacija da Vam netko upadne u kadar tijekom video poziva. Potrebno je samo 10 minuta da napravite ove promjene. Podesite svoju kameru, pogledajte izravno u nju i pronađite dobar izvor svjetlosti. Zvuk će vjerojatno biti čudan, ali kad se pokrenete, motivirat ćete se da još više nadogradite svoj video studio.

Slika prokazuje kućni ured u kuhinji
Kućni ured u kuhinji

6. Postavljanje granica za bolju produktivnost

Da biste bilo što učinili, morate uspostaviti neka pravila kako biste mogli biti svoje najproduktivnije ja. Toliko je distrakcija oko Vas, pogotovo ako dijelite prostor s drugim ljudima. Preusmjeravamo pažnju svakih 45 sekundi. Više zadataka je zvijer koja će Vam ukrasti vrijeme. Važno je postaviti neka pravila kako biste bili fokusirani tijekom svog radnog vremena. Sve se svodi na Vaš raspored. Budite realni koliko će zapravo trajati zadatak koji trebate izvršiti. Ponekad je potrebno određeno vrijeme da to shvatite i budete realni u procjeni. Osigurajte toliku količinu vremena u svom kalendaru. Prilikom obavljana zadatka, uklonite sve ostale smetnje, a ako Vas nešto prekine, zabilježite to za kasnije i vratite se na posao. Ovo može zahtijevati malo prakse, ali je iznimno korisna metoda.

Budite sigurni da pretjerano ne komunicirate s ljudima oko sebe

Primjerice, nekome s kim dijelite radni prostor možete reći Vaš raspored za danas. Na taj način se postavljaju očekivanja kad ste dostupni i kad ste zauzeti. A jedan od najboljih savjeta koje mogu dati u vezi s postavljanjem fizičkih granica je da zatvorite svoj ured kad radite, ako je to moguće. Postavljanje fizičke granice može biti korisno i na kraju radnog dana, kad se trebate odmoriti od posla. Ako ne stvorite ovu prepreku, nastavit ćete raditi bez prestanka. Želim da budete produktivni, a ne da izgorite od rada. Ako fizička prepreka nije izvediva, možete raspremiti radni prostor, ovo će trajati pet minuta i biti ćete sigurni da se nećete vratiti poslu do drugog radnog dana. Pa razmislite koje ćete granice postaviti tako da možete biti produktivniji. Zapamtite, postoje različite vrste granica: ona koju postavljate sebi, drugima, pa čak i vašem fizičkom prostoru.

7. Organizacija digitalnog prostora

Pomislili biste da bi u digitalnom svijetu sve bilo lako pronaći, zar ne? Pa, nekada to nije slučaj. U stvari, otkrio sam da je u digitalnom stvaralaštvu još teže odrediti gdje žive svi moji dokumenti i videozapisi, fotografije i slično. To je jednostavno zato što je previše izbora. Jedini način borbe protiv toga je sustavom. Ako imate pravila, spasit ćete dan. Evo što treba učiniti. Pažljivo odaberite svoj digitalni sustav arhiviranja na temelju onoga što trebate pohraniti. Na primjer, koristim posebnu particiju na disku na kojoj se nalazi razrađena hijerarhija mapa. Vrlo sam precizan oko toga što pohranjujem u svaku od tih mapa. Ako imate sustav, lakše je znati gdje čuvate podatke. Zamislite to kao da ključeve držite na istom mjestu kako biste znali gdje ih možete pronaći. Jednom kad imate sustav na umu, zapišite ga i budite odgovorni. Na taj način nećete zaboraviti. Stvarno je za Vaše dobro, a ako imate pomoćnika, podijelite ga s njim, pa ćete tako moći imati pristup svim svojim važnim datotekama na učinkovit način.

8. Radni prostor na poslovnom putu

Budući da čitate ovaj članak, znam nešto važno o Vama. Posvećeni ste tome da Vaš udaljeni ured radi za Vas, i ja to pozdravljam. To je odlično. Nadam se da ste, ako ste tako daleko stigli s čitanjem ovog članka, prepoznali idealno mjesto za svoj kućni ured. Ali što kada trebate krenuti na poslovni put? Kako možete ponijeti taj uredski raspored sa sobom i biti što produktivniji? Evo četiri stvari koje možete učiniti prije nego što izađete kroz vrata.

Prvo, napravite popis osnovnih predmeta u svom uredu koje trebate ponijeti sa sobom. Za mene, barem minimum, moram imati telefon, računalo i prijenosni punjač.

Drugo, odradite probnu vožnju. Radite jedan dan s postavljenom minimalnom opremom i provjerite trebate li dodati još nešto na svoj popis. Na taj način možete ažurirati svoj popis opreme na temelju tih aktivnosti.

Treće, imajte plan za povezivanje s internetom. Wi-Fi veze nisu uvijek pouzdane kad trebate obaviti posao. To može uzrokovati nepotreban stres, zato planirajte unaprijed. Ili nazovite mjesto na kojem ćete raditi i pitajte ih kakva je situacija ili donesite vlastitu varijantu. Povezivanje s pristupnom točkom Vašeg telefona može biti opcija.

Četvrto, neka sve ide svojim tokom. Neizbježno je da tijekom putovanja neće sve ići baš onako kako je planirano, a to je potpuno u redu. Ako imate način razmišljanja da ćete učiniti najbolje što možete, u stvari ćete ublažiti stres.

Zaključak

Podijelite izgled svog ureda s drugima. Što je sjajan udaljeni ured postavljen ako ga nitko drugi ne može vidjeti? COVID-19 promijenio je način poslovanja. Svi smo okusili kako je biti udaljeni radnik. U ovom članku sam Vam davao savjete i trikove kako biste bili što produktivniji. Sada je ostalo na Vama.

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa *

Unaprijedite poslovanje!

Bez limita i ograničenja u promociji poslovanja. Predstavite svoje poslovanje na način koji zaslužujete.
+385 (95) 5123 606info@weblab.hr
Pon-Pet: 08:00 - 16:00 
Slika prikazuje Weblab logo, epruveta s plavom tekućinom i mjehurićima
Copyright © 2020 | Weblab
cogcalendar-fulllaptopselect linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram